Adminregelung
Verantwortung für das Projekt
Der Budgetverantwortliche, welcher einen Vertrag im Bereich Forschung abschliesst, tr?gt zus?tzlich zu den Verantwortlichkeiten von Art. 26 Finanzreglement die Verantwortung für den richtlinienkonformen Vertragsabschluss und die Einhaltung der Vertragspflichten, auch wenn der VPF/VPWW, der Departementsvorsteher oder ETH transfer einen Vertrag mitunterzeichnet haben. Dies beinhaltet u.a. die Pflicht, sicherzustellen, dass:
- die Erbringung aller im Vertrag zugesicherten Leistungen der ETH Zürich, auch allf?llige Berichtspflichten, finanzielle Verpflichtungen oder Eigenleistungen, gew?hrleistet ist;
- die Durchführung des vertraglich geregelten Projektes kompatibel ist mit allen anderen Projekten, die im Einflussbereich des Budgetverantwortlichen an der ETH Zürich durchgeführt werden und es dabei zu keinen ?berschneidungen kommt;
- die Durchführung des vertraglich geregelten Projektes ethisch und moralisch vertretbar ist;
- die ETH Zürich über alle vorbestehenden Immaterialgüterrechte verfügt, sowie über solche, die im Projekt entstehen und die sie dem Vertragspartner vertraglich zusichert. Dies beinhaltet die Pflicht sicherzustellen, dass Studierende oder andere nicht angestellte Projektmitarbeitende der ETH Zürich die entsprechenden Rechte an Immaterialgütern aus dem Projekt, z.B. durch Unterzeichnung einer entsprechenden Projektmitarbeitervereinbarung, vertraglich vorab abtreten;
- die Geheimhaltungsverpflichtungen und das definierte Vorgehen bei geplanten Publikationen – auch von beteiligten Studierenden – eingehalten werden;
- s?mtliche für das Projekt erforderlichen Bewilligungen vorliegen und anwendbare Gesetze und Richtlinien eingehalten werden. Dazu geh?ren u.a. Bewilligungen der Ethikkommission für klinische Studien, sowie das Einhalten der Exportkontrollgesetze (Schweizerische und allf?llige ausl?ndische), beschaffungsrechtlicher Vorgaben, Datenschutzbestimmungen, Antikorruptionsgesetze, Umwelt- und Arbeitsschutzbestimmungen.
Unterschriftenregelung
Alleinunterschrift Budgetverantwortlicher
Der zust?ndige Budgetverantwortliche unterzeichnet alleine:
- Vertr?ge mit Zahlungen oder Sachmitteln unter einem Gesamtwert von CHF 50‘000 (ohne Lizenz-, Options- und Abtretungsvertr?ge, Innosuisse Vereinbarungen über das geistige Eigentum und die Nutzungsrechte und EU-Vertr?ge)
- Vertr?ge mit dem SNF
- Subventionsvertr?ge der Innosuisse
- Materialtransfervertr?ge mit akademischen Partnern
- Geheimhaltungsvereinbarungen.
Die Stellvertreterregelung von Art. 27 Finanzreglement gilt für die Unterzeichnung von Vertr?gen im Bereich Forschung nicht (Ausnahme: Material Transfer Agreements).
Zus?tzliche Unterschrift des Departementsvorstehers oder
eines Schulleitungsmitgliedes
Bei Vertr?gen im Bereich Forschung mit einer Vertragslaufzeit, die über den Zeitpunkt der Emeritierung eines Professors, der zust?ndiger Budgetverantwortlicher ist, hinausgeht, ist zus?tzlich zur Unterschrift des Budgetverantwortlichen die Unterschrift des entsprechenden Departementsvorstehers oder bei ausserdepartementellen Einheiten diejenige des zust?ndigen Schulleitungsmitglieds notwendig.
Genehmigung des VPF, resp. der VPWW
Die Genehmigung des VPF, resp. der VPWW durch zus?tzliche Unterschrift auf dem Vertrag wird in den folgenden F?llen ben?tigt:
- Vertr?ge mit Zahlungen oder Sachmitteln ab einem Gesamtwert von CHF 50‘000
- Alle Lizenz-, Options- und Abtretungsvertr?ge
- Alle Vereinbarungen über das geistige Eigentum und die Nutzungsrechte bei Innosuisse-Projekten
- Alle Vertr?ge mit Beitr?gen von US-amerikanischen F?rderinstitutionen an Forschungsprojekte der ETH Zürich
- Bei Vertr?gen im Bereich Forschung, bei denen der Budgetverantwortliche gegenüber dem Vertragspartner einen Interessenskonflikt hat.
Genehmigung von ETH transfer, resp. von der Forschungsvertragsgruppe
MTAs mit kommerziellen Partnern ben?tigen zus?tzlich die Unterschrift eines Mitarbeitenden von ETH transfer – IP & Lizenzen (wenn die ETH Material liefert), resp. von der Forschungsvertragsgruppe (wenn die ETH Material erh?lt).
Alleinunterschrift VPF
Der VPF unterzeichnet alleinig unabh?ngig von der H?he des Mittelflusses alle EU–Vertr?ge.
SAP-Projekt und PSP-Element Er?ffnung
SAP-Projekt und PSP-Elemente werden durch den Finance Desk er?ffnet.
Er?ffnung durch Antrag des Budgetverantwortlichen direkt an den Finance Desk bei:
- Vertr?gen im Bereich Forschung mit einer Gesamtsumme unter CHF 50'000
- Forschungsprojekte der Innosuisse
- SNF-Projekte (SAP-Projekt/PSP-Element für Nebenbeitragsempf?ng)
Hierfür ist dem Finance Desk das Formular ?Antrag für ein neues SAP-Projekt?, mit einer Kopie des vollst?ndig unterzeichneten Vertrages einzureichen. Bei Innosuisse-Projekten sind zus?tzlich Kopien der Vereinbarung über das geistige Eigentum und die Nutzungsrechte und des Antrages vorzulegen. Der Finance Desk legt die Dokumente im eDossier Projekt/PSP ab.
Antrag des Budgetverantwortlichen zur SAP-Projekt und
PSP-Element Er?ffnung ist nicht n?tig bei:
- Vertr?ge im Bereich Forschung ab CHF 50'000
- SNF-Projekte (SAP-Projekt/PSP-Element für Hauptbeitragsempf?nger)
- EU-Vertr?ge
- Vertr?ge mit Beitr?gen von US-amerikanischen F?rderinstitutionen
- Lizenz-, Options- und Abtretungsvertr?ge.
Rechnungstellung und Abwicklung des Projektes
Die Rechnungsstellung für Forderungen aus Vertr?gen im Bereich Forschung liegt in der Verantwortung des Budgetverantwortlichen. Bei Lizenz-, Options- und Abtretungsvertr?gen wird dies daher i.d.R. durch ETH transfer erledigt.
Vertragsaufbewahrung
Der Budgetverantwortliche stellt sicher, dass Originalvertr?ge sicher aufbewahrt werden. Vertr?ge, die von VPF/VPWW (mit-)unterzeichnet werden, sind im Original zur Aufbewahrung ETH transfer, der Forschungsvertragsgruppe, resp. EU GrantsAccess zu überlassen.
Erfassung von Vertr?gen in eDossier Projekt/PSP von ETHis
Vertr?ge im Bereich Forschung, die im Zusammenhang mit einem SAP-/PSP-Element stehen, müssen sobald vorhanden in vollst?ndig unterzeichneter Form als pdf-Datei im e-Dossier Projekt/PSP von ETHIS beim entsprechenden SAP-/PSP-Element hinterlegt werden. Diese Hinterlegungspflicht gilt auch für ?nderungen und Verl?ngerungen von Vertr?gen. Bei Vertr?gen, die von VPF/VPWW (mit-)unterzeichnet werden, wird diese Hinterlegung durch ETH transfer, die Forschungsvertragsgruppe, oder EU GrantsAccess sichergestellt. Bei allen anderen Vertr?gen ist der Budgetverantwortliche für die Erfassung zust?ndig. Zu diesem Zweck sendet er eine entsprechende pdf-Datei an den Finance Desk, zusammen mit allen notwendigen Angaben.