Forderungsmanagement - FAQ

Welcher Workflow f¨¹r die Rechnungsstellung benutzt werden muss, wird im Einzelfall von der Abteilung Rechnungswesen vorgegeben. Die Information wird jeweils nach der PSP-Er?ffnung den Projektverantwortlichen mitgeteilt. Wird f?lschlicherweise der Workflow ?Kundenrechnungen erfassen? f¨¹r ein Forschungsprojekt verwendet, erscheint eine entsprechende Warnmeldung bei der Erfassung des PSP-Elementes, dass man sich im falschen Workflow befindet.

Bei Forschungsprojekten mit Rechnungsversand:
Nach einer gewissen Zeit wird ein Erinnerungsmail an den Projektverantwortlichen / die Projektverantwortliche verschickt. Die Tranche muss vom / von der Budgetverantwortlichen, Budgetmanager/-in, Budgetassistent/-in oder Supporter/-in freigegeben werden. Grunds?tzlich versendet die Abteilung Rechnungswesen keine Rechnung ohne vorherige Freigabe durch den Projektverantwortlichen / die Projektverantwortliche.

Bei SNF und Innosuisse (ohne Rechnungsversand):
Erfolgt keine Freigabe durch den Projektverantwortlichen in ETHIS, obwohl der Abruf in ?mySNF? erfolgt ist, l?st dies einen Zahlungseingang aus. Die Forderung wird deshalb nach Ablauf einer gewissen Frist in der H?he des tats?chlichen Zahlungseingangs nachgebnucht. Es ist aber f¨¹r die Prozessabwicklung sehr w¨¹nschenswert, wenn auch bei SNF und Innosuisse die Freigabe rechtzeitig im ETHIS erfolgt.

Grunds?tzlich: Der / Die Budgetverantwortliche ist gem?ss Art.119 Finanzreglement verantwortlich f¨¹r den fristgerechten Abruf von Zahlungen, namentlich bei Drittmittelprojekten. Die Rechnungsstellung kann delegiert werden an Budgetmanager (Art.34) und Budgetassistenten (Art.35).

Der Workflow ?Forderungsmanagement? unterst¨¹tzt diese Aufgabe und bietet der Budgetverantwortlichen, dem Budgetmanager bzw. der Budgetassistentin die zur Verf¨¹gung stehenden Daten an.
Zu kontrollieren sind die folgenden vier Punkte:

• Stimmen die vorgeschlagenen Angaben zum Rechnungsempf?nger?
• Stimmt der F?lligkeitstermin f¨¹r die Rechnungsstellung oder ist es noch zu fr¨¹h?
• Stimmt der Betrag, der in Rechnung gestellt wird bzw. der abgerufen werden soll?
• Stimmen die Texte (Kopftext, Positionstext), welche auf der Rechnung stehen sollen?
  

Wenn ja, muss mit der ?Freigabe? best?tigt werden, dass eine Rechnung entsprechend versendet werden kann bzw. dass die Ertragsbuchung so erfolgen kann.

Wenn nein, k?nnen die entsprechenden ?nderungen direkt im ETHIS vorgenommen werden und anschliessend mit ?Freigabe? best?tigt werden.

Bei einem falsch hinterlegten Geldgeber oder f¨¹r die Anpassung der Vertragssumme (Erh?hung oder Reduktion) muss der Finance Desk via E-Mail informiert und dokumentiert werden.

Finden Sie hier eine Anleitung zur Freigabe von Projekttranchen.

Weil f¨¹r SNF und Innosuisse keine Rechnungen versendet werden, sind gewisse Felder in der ETHIS-Freigabe-Maske nicht angezeigt:

• Es gibt keine Eingabefelder f¨¹r Rechnungsadresse, Kopftext, Absender, etc.
• Es gibt keine Spalte ?Fakturadatum? im Abschnitt ?Zahlungsplan-Termine?
  

Wichtig:

• Der Abruf im ?mySNF? muss weiterhin eigenst?ndig durch den Budgetverantwortlichen / die Budgetverantwortliche vorgenommen werden. Es gibt keine Interaktion zwischen der ETHIS-Freigabe und dem Abruf in ?mySNF?.
• Der Abruf bei Innosuisse erfolgt eigenst?ndig durch Innosuisse gem?ss Zahlungsplan (es ist nicht mehr notwendig, den Abruf mittels Formular auszul?sen)

Detailansicht der Freigabe-Maske f¨¹r SNF und Innosuisse-Projekte.

Ja, in diesem Fall erkennt das System aufgrund der hinterlegten PSP-Stammdaten, dass es sich um ein SNF- oder Innosuisse-Nebenbeitragsempf?ngerprojekt f¨¹r die ETH Z¨¹rich handelt. Die Zahlungsplan-Freigabemaske in ETHIS zeigt die Erfassungsfelder f¨¹r Rechnungsstellung (Rechnungsadresse, Absender Rechnung, etc.).

Ohne Delegation erh?lt der / die Budgetverantwortliche die E-Mail-Nachricht.
Wurde an einen Budgetmanager delegiert, erh?lt nur dieser die E-Mail-Nachricht.
Wurde an eine Budgetassistentin delegiert, erh?lt nur diese die E-Mail-Nachricht.
Benutzer mit der Rolle ?Supporter? bekommen keine E-Mail Nachricht, k?nnen aber die Tranchen in ETHIS freigeben.

Es bekommt also immer nur derjenige eine E-Mail Nachricht, der in der Delegation am tiefsten steht. Damit werden die Budgetverantwortlichen und Budgetmanager/-innen von E-Mails entlastet.

In der ?Inbox? sehen aber alle Berechtigten die f?lligen Tranchen und k?nnen sie freigeben.

Ja, das Hochladen von PDF-Beilagen ist m?glich. Eine entsprechende Spalte steht im Zahlungsplan zur Verf¨¹gung.