Umgang mit der Zeit – Schlüssel zum selbstbestimmten Arbeiten

Albert Einstein soll einmal gesagt haben, wer seine Zeit einteile, mache mehr aus ihr. Damit spricht er etwas an, wof¨¹r sich heute der Begriff des ?Zeitmanagements? ¨C oder der Zeitplanung ¨C etabliert hat. Gemeint sind damit Ans?tze und Methoden der Arbeitsorganisation, mit denen Arbeitnehmende ihre Arbeitszeit produktiver nutzen und f¨¹r sich selbst zufriedenstellend einteilen k?nnen.

Die Grunds?tze

Im Kern geht ein Zeitmanagement von drei praktischen Grunds?tzen aus:

• Priorisieren Sie Ihre Aufgaben und arbeiten Sie an jenen, die wirklich wichtig sind und die Sie als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter weiterbringen;
• Halten Sie f¨¹r jeden Tag schriftlich fest, an welcher Aufgabe Sie arbeiten und teilen Sie jeder Aufgabe ein festes Zeitfenster zu. Planen Sie den Zeitaufwand realistisch. Setzen Sie danach sowohl Ihre Motivation als auch Ihre Willenskraft daf¨¹r ein, um die vorgenommenen Aufgaben zu erledigen;
• Arbeiten Sie fokussiert und machen Sie alle ca. 90 Minuten eine Pause, um Ihre ?Batterien? regelm?ssig aufzuladen. Dann erf¨¹llen Sie Ihre Aufgaben insgesamt schneller.
• Was aber, wenn das Priorisieren im Tagesgesch?ft leichter gesagt als getan ist ¨C zum Beispiel, weil Besprechungen, Auftr?ge, Projekte oft kurzfristig angesetzt werden und die Planung der Tagesaufgaben entsprechend Flexibilit?t erfordert?

 Die folgenden Zusatzfragen unterst¨¹tzen Sie dabei, eine Priorisierung zu treffen:

• Welche Aufgabe w¨¹rde ich erledigen, wenn ich diese Woche nur vier Stunden Zeit h?tte?
• Was w?ren kurz-, mittel und langfristig die Konsequenzen, wenn ich diese Aufgabe sp?ter oder gar nicht erledigte?
• Wieso erledige ich diese Aufgabe genau jetzt? G?be es vielleicht eine Aufgabe, die noch wichtiger w?re, und die mich den gesetzten Zielen n?herbr?chte?

Priorisieren wie einst Pr?sident Eisenhower

Eine einfache Methode, um Aufgaben zu priorisieren, ist die so genannte Eisenhower-Matrix (Bild). Mit ihr lassen sich Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit unterscheiden und so anordnen, dass man sieht, welche von ihnen man besser gleich erledigt und welche man sp?ter erledigen kann.

Im Arbeitsalltag sind es oft die dringlichen Aufgaben, die Vorrang haben, wohingegen wichtige gern aufgeschoben werden. Die Eisenhower-Matrix besteht nun aus vier Quadranten, die anzeigen, welche Aufgaben wichtig und dringend sind, welche weder noch und welche nur eines von beiden sind. Gelesen wird die Eisenhower-Matrix wie folgt:

• Quadrant 1 ist der ?Feuerwehrbereich? (oben rechts): Diese Aufgaben m¨¹ssen Sie sofort erledigen, weil Sie wichtig und dringend sind. Wenn Sie nur Aufgaben in diesem Bereich haben, bedeutet das auf Dauer viel Stress.
• Quadrant 2 ist der ?Bereich der Qualit?t? (oben links): Hierzu geh?ren langfristige Projekte, strategische Aufgaben, Beziehungspflege und Erholung. Diese Aufgaben sind f¨¹r die Arbeitszufriedenheit wichtig. Darum lohnt es sich, f¨¹r sie feste Zeitfenster einzuteilen.
• Quadrant 3 ist der ?Bereich der T?uschung? (unten rechts): Das sind die dringlichen Aufgaben, die mehr f¨¹r andere als f¨¹r Sie wichtig sind. Erledigen Sie diese effizient, und sagen Sie auch einmal ?Nein?. Zu diesem Bereich geh?ren St?rungen und Unterbrechungen.
• Quadrant 4 ist der ?Papierkorbbereich? (unten links): T?tigkeiten, die f¨¹r Sie weder wichtig noch dringend sind, sollten Sie eliminieren oder reduzieren.

Auf den Biorhythmus h?ren

Achten Sie in Ihrer Zeitplanung darauf, dass Ihr K?rper nicht zu jeder Tageszeit gleich leistungsf?hig ist. Am Nachmittag zwischen 14 und 16 Uhr zum Beispiel ist die k?rperliche Leistungskurve in der Regel tiefer als am Morgen. Deshalb lohnt es sich, anspruchsvolle Aufgaben (Quadranten 1 und 2) im Energiehoch am Morgen zu erledigen und einfachere am Nachmittag (Quadranten 3 und 4).

Planen Sie nur rund 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit fix, damit Zeit f¨¹r Unvorhergesehenes bleibt.

Um Unterbrechungen zu vermeiden, wenn Sie konzentriert arbeiten, ist es besser, Kommunikations-, Konferenz- und Nachrichtenprogramme auszuschalten, Smartphones wegzulegen sowie Kolleg:innen ¨C oder im Homeoffice die Familie ¨C zu informieren, dass Sie nicht gest?rt werden m?chten.

Versuchen Sie auch im Homeoffice eine gute Balance zwischen Arbeit und Freizeit zu finden. Strukturieren Sie beide Bereiche und grenzen Sie diese klar voneinander ab. Kommunizieren Sie im Team genauso wie in der Familie oder in der WG, wann Sie arbeiten und wann nicht ¨C und machen Sie bewusst Feierabend. Fokussiertes Arbeiten ist im Homeoffice noch wichtiger.

Planen Sie Ihr Zeitmanagement immer ganzheitlich, also einschliesslich von Beruf und Privatleben und tun Sie jeden Tag etwas, dass Ihnen Freude bereitet, auch wenn es nur etwas Kleines ist ¨C das hilft speziell, wenn Pandemien, Kriege oder Wirtschaftskrisen neben der Arbeit nur bedingt zur Entspannung beitragen.