Zugängliche PDFs aus MS Word

In aller K¨¹rze

• Benutzen Sie Formatvorlagen f¨¹r ?berschriften / Vermeiden Sie leere Paragrafen
• Bilder mit Alternativtexten versehen
• Dokumenttitel setzen und Dokumentsprache ¨¹berpr¨¹fen
• Option / Checkbox ?Barrierefreiheit mit Umfliessen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren?
• ?berpr¨¹fen Sie Ihr PDF mit der PAC Screenreader-Vorschau

Grundlagen und Hintergrundwissen zu den hier dargelegten How-Tos finden Sie unter e-Accessibility Basics und in unserem Moodle course.

Formatvorlagen verwenden

Formatvorlagen sind wichtig f¨¹r eine saubere semantische Struktur der Inhalte. Mehr zur Bedeutung von Semantik und semantischer Struktur f¨¹r digitale Barrierefreiheit finden Sie hier.

?berschriftenstruktur

Gliedern Sie Ihre Inhalte mit aussagekr?ftigen ?berschriften. Jede ?berschrift beschreibt kurz und pr?zise den nachfolgenden Inhalt.

Benutzen Sie dazu die Formatvorlagen f¨¹r ?berschriften in Word: Start Tab > Formatvorlagen

Tipps f¨¹r effiziente Formatierung

Behalten Sie den ?berblick ¨¹ber Ihre ?berschriftenstruktur w?hrend des Schreibens: [Ctrl] + [F] > ?berschriften

Formatieren Sie Ihre ?berschriften in H?chstgeschwindigkeit: Setzen Sie den Cursor in die ?berschrift (Ebenen 1 - 3) und bet?tigen Sie die Tastenkombination [Alt] + [1-3].

Vermeiden Sie leere Paragrafen

Kontrollieren Sie alle Abst?nde zwischen den Textelementen ¨¹ber Formatvorlagen. Nicht ¨¹ber leere Paragrafen durch mehrfache Bet?tigung der Enter-Taste. Screenreader geben jeden einzelnen leeren Paragrafen als ?leer? aus.

Lassen Sie sich die leeren Paragrafen ¨¹ber Start Tab > Absatz > ?Absatzmarken anzeigen?-Symbol anzeigen.

Abst?nde ¨¹ber Formatvorlagen kontrollieren

Abst?nde lassen sich durch Formatvorlagen leicht anpassen:

Start Tab > Symbol (unten rechts von Formatvorlagen) > ?Pfeil nach unten?-Symbol > ?ndern¡­

Format > Absatz > Abstand anpassen

Bilder mit Alternativtexten versehen

Menschen mit starken Sehbehinderungen bis hin zu Blindheit sind darauf angewiesen, dass relevante Informationen, welche rein visuell, sprich ¨¹ber Bilder und Illustrationen, vermittelt werden schriftlich festgehalten werden.

Inhaltliche Aspekte f¨¹r gute Textalternativen werden weiter unten thematisiert (deko, linked, komplexe, ¡­). Die technische Umsetzung eingebetteter Alternativtexte (analog zum alt-Attibut in HTML) f¨¹r Word und PDF ist sehr einfach:

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Grafik > Alternativtext bearbeiten¡­

Auf der rechten Seite erscheint das Textfeld f¨¹r das Erfassen eines kurzen Alternativtextes. Hinweis: Da hier die schriftliche Anleitung Schritt f¨¹r Schritt im Fliesstext enthalten ist, reicht ein Hinweis darauf, dass es sich um den entsprechenden Screenshot handelt. Rein dekorative grafische Elemente m¨¹ssen mithilfe der Checkbox ?Als dekorativ markieren? explizit als solche markiert werden.

Dokumenttitel & -sprache

Zu den Anforderungen an barrierefreie PDFs geh?rt, dass Dokumente ¨¹ber einen aussagekr?ftigen Dokumenttitel und ¨¹ber korrekte Sprachdeklarationen verf¨¹gen. (Siehe Info & Semantics).

Dokumenttitel

Navigieren Sie im Datei Tab > Informationen

Gute Dokumenttitel informieren sowohl ¨¹ber den Inhalt des Dokuments, wie auch ¨¹ber deren Herkunft (z.B. ETH Z¨¹rich).

Hinweis: Optimalerweise wird im exportierten PDF (in Adobe Acrobat) die folgende Einstellung vorgenommen: Datei > Eigenschaften > Ansicht beim ?ffnen > dann unter Fensteroptionen: Einblenden: Dokumenttitel

Dokumentsprache

Stellen Sie sicher, dass Ihr Word-Dokument durchgehend mit der korrekten Sprache assoziiert ist. In mehrsprachigen Dokumenten k?nnen unterschiedliche Bereich mit unterschiedlichen Sprachen assoziiert werden.

Markieren Sie das ganze Dokument ([Alt] + [A]). Klicken Sie auf die Sprachdeklaration in der Word-?Fusszeile? > W?hlen Sie die korrekte Sprache > Best?tigen Sie mit OK.

Sauber strukturierte Word-Dateien nach PDF exportieren

Wenn Ihr Worddokument semantisch gut strukturiert ist und die Grafiken ¨¹ber sinnvolle Alternativtexte verf¨¹gen, bestehen beste Voraussetzungen zum Export in ein zug?ngliches PDF-Dokument. Die zweite H?lfte entscheidet sich alleine durch eine aktivierte Checkbox, welche dar¨¹ber entscheidet, ob die ganzen semantischen Informationen (die sog. Tags) den Weg ins PDF finden.

Der hier pr?sentierte Weg setzt die Installation von Adobe Acrobat auf dem Computer voraus. Es existieren mindestens zwei Wege, die Wundercheckbox zu aktivieren:

1. Acrobat Tab > Grundeinstellungen > Checkbox ?Barrierefreiheit und Umfliessen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren? aktivieren.

2. (alternativ) Datei Tab > Als Adobe PDF speichern > Optionen > Checkbox ?Zugriff und Umfliessen durch Erstellen von Adobe PDF mit Tags aktivieren? aktivieren.

3. (alternatively) Wenn kein Adobe verf¨¹gbar ist: Start Tab > Datei > Speichern unter > Weitere Optionen...

Den Dateityp zu PDF wechseln. W?hlen sie Optionen > Checkbox "Dokumentenstrukturtags f¨¹r Barrierefreiheit" aktivieren

PDF mit PAC Screenreader-?Vorschau ¨¹berpr¨¹fen

Um schnell und effizient zu ¨¹berpr¨¹fen, ob die obenstehenden Massnahmen ihren Weg erfolgreich ins PDF gefunden haben, bietet sich die Software PAC an.  

Laden Sie die externe Seite PDF Accessibility Checker PAC Software auf ihren Windows-Computer.

Verschieben Sie die heruntergeladene ZIP-Datei an eine beliebige Stelle auf Ihrem Windows-Computer und entpacken Sie das ZIP-Archiv.

Starten Sie PAC mit Doppelklick auf PAC.exe im entzippten Ordner. PAC wird gestartet.

Ziehen Sie Ihre PDF Datei in PAC.

PAC pr¨¹ft Ihr automatisiert nach dem PDF/UA Standard. Auch optimal zug?ngliche PDFs k?nnen in PAC zur Anzeige von Fehlern f¨¹hren. Lassen Sie sich davon nicht irritieren. Wichtig in der Standardansicht ist, dass Ihre PDFs

1. Mit Tags versehen sind,
2. ?ber einen Dokumenttitel verf¨¹gen, und
3. ?ber eine korrekte Sprachdeklaration verf¨¹gen.

Die weiteren Aspekte lassen sich am besten in der Screenreader-Vorschau Ansicht des PAC beurteilen.

Klicken Sie dazu auf Screenreader-Vorschau. Es erscheint eine ¨¹bersichtliche Darstellung der semantischen Struktur Ihres PDFs. Mit ?berschriftenebenen, Listen, Tabellen, Alternativtexte, Links etc. Es ist wichtig die semantische Struktur auf die inhaltliche Logik und Sinnhaftigkeit hin zu ¨¹berpr¨¹fen. Etwas, das Algorithmen und KI heute (noch?) nicht leisten.